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总务长办公室（后勤管理处）人事档案管理办法（试行）

为规范总务长办公室（后勤管理处）人事档案管理工作，完善档案管理的制度建设，提高档案科学管理水平，为人力资源管理提供有效依据，特制定本办法。

一、人事档案的分类

总务长办公室（后勤管理处）人事档案管理主要分为人员档案和文书档案。

1.人员档案。是合同制职工在本单位工作期间的个人相关材料，包括入职材料、在职期间材料、离职材料。遵守一人一袋原则，由聘用单位进行建立、维护、更新及保存。

2.文书档案。是单位日常人事工作中产生的工作相关材料，包括制度、招聘、合同、培训、考勤、考核、奖惩、工资、社保、工伤、纠纷及其它人事工作材料。遵守一事一袋原则，按年份由聘用单位进行建立、维护、更新及保存。

二、人事档案的内容

（一）人员档案的内容

1.入职材料

（1）《后勤合同制入职登记表》（可附个人简历）

（2）《劳动合同书》（含续聘合同）及劳动合同变更书

（3）身份证明复印件

（4）学历、学位证书复印件

（5）技术资格证书、职称等级证书复印件

（6）近三个月的健康体检证明

（7）原单位离职证明（仅限于从原单位离职人员）

2.在职期间材料

（1）年度考核材料

（2）培训材料

（3）奖惩材料

（4）《后勤职工内部岗位调动审批表》（仅限于机关及各中心调岗人员）

（5）其它资料

3.离职材料（仅限于已离职人员）

（1）《后勤管理处合同制员工离职审批表》（可附个人辞职信）

（2）《解除劳动合同证明书》

（二）文书档案的内容

1.人事管理制度文件

2.招聘材料

3.劳动合同书（含续聘合同及劳动合同变更书）

4.退休返聘协议

5.人员花名册

（1）劳动合同制人员花名册

（2）退休返聘人员花名册

（3）外包人员花名册

（4）劳动合同制及退休返聘人员入离职流动情况

6.培训材料

（1）培训记录

（2）培训协议

7.考勤材料

8.年度考核材料

（1）年度考核通知

（2）考核公示

（3）考核结果汇总表

9.学历变更材料

10.奖惩情况

11.工资及福利、社保情况

12.工伤情况

（1）工伤情况说明书

（2）伤残等级鉴定书复印件

13.劳动纠纷情况

（1）纠纷情况说明

（2）内部调解资料（包括内部调解书、补偿协议等）

（3）外部调解资料（包括法律部门调解书/判决书、单位经济补偿材料等）

14.其他人事资料

三、人事档案的管理

1.人事档案应设专人管理，档案材料应设专柜存放，后勤机关的人事档案由人力资源部负责管理及存放，各中心的人事档案由本中心人事专员负责管理及存放。档案管理人员应保证档案的安全性和完整性，做好防护措施，如有特殊情况，需及时向领导反映，妥善处理。

2.人事档案不外借，如遇特殊情况需要查看人事档案，需报人力资源部审核通过后，在人事专员的监督下方可查看。查阅档案必须严格保密，严禁涂改或损坏档案材料。

3.人事档案的转递仅限于员工在后勤各中心间调岗的情况，人事专员在收到《后勤职工内部岗位调动审批表》文件（双方盖章）后方可移交，档案移交必须完整齐全。

4.员工离职后，人事档案在原中心另设柜存留，保管备查。

5.对历史遗留文件，确有保存价值的档案材料可备注说明，另行保存。

四、其它

本办法由总务长办公室（后勤管理处）人力资源部负责解释，自发布之日起执行。